<div dir="ltr"><div>Hi David,<br><br>Since we're two weeks away from our next meeting, I thought I would provide you with a <span>list</span> of <span>secretarial</span> items that still need attention.  I hope you can add them <span>to</span> your report.<div>
<br></div><div>I see that the approved March 2013 LNC minutes from Chicago and also the 5/28/13 EC minutes have recently been posted to the website.  Thank you for making some progress.  Below is the list I have of secretarial duties still to be completed.<br>
</div></div><div><div><div dir="ltr"><div><br><br><p class="MsoNormal"><u>Backlog still remaining from Ruth Bennett:</u><br></p><p class="MsoNormal"><br></p><p class="MsoNormal">Correct and obtain approval for the post-convention LNC meeting <span>minutes</span> from 5/6/12 and replace the draft ones on the website.<br>
</p><p class="MsoNormal"><br></p><p class="MsoNormal">During the July 2013 LNC meeting in Las Vegas, the EC approved a number of EC <span>minutes</span>, but I am not sure which ones.  These were apparently circulated to the  EC email list in advance so they could review them, but the LNC has  never seen the final versions and they are not yet posted to the  website.  Since we do not yet have draft <span>minutes</span> from the July LNC meeting, I cannot be sure which EC <span>minutes</span> were approved this way, but I believe they could possibly include those from the following dates:  <br>
</p><ul><li>5/31/12</li><li>6/3/12</li><li>6/6/12</li><li>7/2/12</li><li>8/2/12 (the website version is an unapproved draft)</li><li>8/17/12 (the website version is an unapproved draft)</li></ul><div>Obtain approval for the 7/15/12 LNC meeting <span>minutes</span> and replace the draft ones on the website which are erroneously marked as approved.<br>
<br>Obtain approval for the 11/17/12 LNC meeting <span>minutes</span> and post on the website.<br><br></div><div><u><br>Since Ruth's Resignation</u><br></div><div><br></div><div>The policy manual on the website is dated 7/3/13.  You sent a more recent  version out on 8/22/13, but the website has not been updated to reflect  this new version yet.<br>
<br></div><div>The policy manual version you sent on 8/22/13 contained  the 7 new policies we adopted by mail ballot in August based on the  Audit Committee's recommendations.  At this point I don't recall if we  adopted any other policy changes during the July LNC meeting.  Once we  get the draft <span>minutes</span> from that meeting, we can review to see if there were any other policy changes that need to be updated in the policy manual.<br>
<br></div><div>As with the grouping mentioned in the above section, I believe that  during the July 2013 LNC meeting, the EC may have approved the 5/1/13 EC  <span>minutes</span>, but the LNC has not seen the final  version, and they are not posted on the website.  These were not  auto-approved because the Chair objected to a portion of them, and I am not sure how the EC  resolved that question.<br>
<br></div><div>Though it is possible I have overlooked something in my email, I do not believe we have received first drafts of the following:<br></div><ul><li>July 2013 LNC meeting in Las Vegas</li><li>8/19/13 EC meeting <span>minutes</span></li>
<li><span></span>10/12/13 EC meeting <span>minutes</span></li></ul><div>On previous lists like this, I have indicated that the LNC never saw the draft of the 10/29/13 EC meeting <span>minutes</span>.  But I have been informed that a draft was written, and it appears you only emailed it to the EC and not to the full LNC.  The policy for auto-approval of minutes requires that the draft be sent to the full LNC.  I see that this set of minutes is now posted to the website, but they could not have been auto-approved by our policy if they were never sent to the full LNC.  Are there any other sets of minutes I've listed as missing that have actually been sent to the EC but not to the LNC?  The EC acts in the name of the LNC with our delegated power.  Not only does our policy say that draft EC minutes are to be sent to the full LNC, but sending them only to the EC deprives those LNC members who couldn't attend the teleconference from seeing what the EC has done in our name.<br>
<br></div><div>There was an email ballot to approve the Dec 15-16, 2013 LNC minutes from Dallas.  That ballot ended on 1/24/14, but I don't believe results have been sent out yet.  Based on the votes I saw, I believe this motion passed, but the approved minutes are not posted on the website.<br>
<br></div><div>I don't believe the LNC has seen a first draft of the EC meeting minutes from 12/19/13 regarding setting target revenues for staff bonuses and discussing how to use the funds gathered to reimburse for the cancelled Dallas meeting.<br>
</div><div><br></div><div>I don't believe the LNC has seen a first draft of the EC minutes from 2/6/14 regarding Alabama ballot access and an update on the building acquisition.<br></div><div><br></div><div>The first draft of the 2/13/14 EC minutes regarding ballot access policy and a review of loan offers for the building purchase will be due to the LNC on <span tabindex="0"><span>2/20/14</span></span>.<span></span><br>
<br>The LNC has policies about when and to whom the first drafts of <span>minutes</span> are to be provided.  Additionally, the bylaws require that approved <span>minutes</span> must be "promptly" posted to the website.  I don't believe these standards are being met, and though I have sent quite a few lists like this, the backlog keeps growing.  </div>
<div><br></div><div>When I urged you not to run for secretary a year ago, this situation was what I was hoping to avoid.  At that time you were chair of the LP- MA, chair of the LNC"s building committee and working on becoming a partner of your law firm.  And since then you're gotten married.  Your workload clearly is too much.</div>
<div><br></div><div>Dianna</div></div></div></div></div></div>