<div dir="ltr">Forwarding a message by request...<br><div><br><div class="gmail_quote">---------- Forwarded message ----------<br>From: <b class="gmail_sendername">Aaron Starr</b> <span dir="ltr"><<a href="mailto:starrcpa@gmail.com">starrcpa@gmail.com</a>></span><br>Date: Thu, Mar 19, 2015 at 1:08 AM<br>Subject: RE: [Lnc-business] Fwd: Libertarian National Committee Audit Committee Engages Gelman, Rosenberg and Freedman<br>To: Alicia Mattson <<a href="mailto:agmattson@gmail.com">agmattson@gmail.com</a>><br><br><br><div link="blue" vlink="purple" lang="EN-US"><div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">Madame Secretary, can you please post this to the LNC business list?<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">Tim,<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">Perhaps you’re not being provided with the right numbers or the right context.  You might find it helpful to look at the books, instead of relying on Robert for your data.  If you examine the QuickBooks file you will find the following costs: <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">Audit of 2008 (conducted in 2009)              $13,700.00<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">Audit of 2009 (conducted in 2010)              $13,500.00<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">Audit of 2010 (conducted in 2011)              $15,000.00<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">Audit of 2011 (conducted in 2012)              $16,500.00<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">Audit of 2012 (conducted in 2013)              $12,687.13<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">Audit of 2013 (conducted in 2014)              $10,920.00<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">While I was Chair of the Audit Committee last term I had our committee seek out bids for a new CPA firm.  The fees that our incumbent firm Frye & Company was charging had been creeping up ($16,500 for 2011) and I felt that by shopping around we could get a better fee from a better firm.  We ultimately settled on Gelman, Rosenberg and Freedman (GRF), a much larger firm for a lower price of $10,500, along with an agreement that the price would go up by no more than 4% per year for the next two years.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">I am not aware of the reasons why the fees charged for the 2012 audit were more than the executed agreement.  While GRF did email me copies of invoices as a courtesy most of the time, I was not overseeing their payment, since that is handled by staff.  For the 2013 audit, I did happen to notice that the June 30, 2014 invoice showed a balance due of $16,750.52, which exceeded the amount of the agreement.  I pointed that out to Robert and he only paid for the contracted amount ($10,500 + 4%).<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">You wrote, “the 2012 audit cost $10,500 plus $2187.13 in extra charges related to issues found during the audit.”  I’m not sure how you would come to that conclusion regarding the cause, since the invoices will typically state nothing more than, say, “Audit of Financial Statements for the year ended 12/31/2012.” I doubt that the 2012 overages were due to what you likely mean when you say, “issues found during the audit.”  The Audit Committee did the extra research regarding those serious problems, so that the CPA firm was not investing their time on them.  We made the CPA firm aware of what the Audit Committee had noticed and what the LNC had decided to do about it so the CPA firm could propose the necessary changes in the final documents.  Also, those issues found in the 2012 audit were not present in the 2013 audit, so that would not explain why there was more than the agreed upon amount billed for 2013, though we did not pay the overage. <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">This term’s Audit Committee was appointed much later than the previous term.  As a committee we decided that we were satisfied with GRF and would not seek another firm, as it was unlikely that we would get such an experienced firm at such a competitive price.  When we spoke with Jackie Oneto, the managing partner at GRF, we were surprised to learn that her firm did not want to do business with us anymore and the reasons why.  She was candid and upset.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">You will not have to rely on my account of what she said; Jackie Oneto would like to address the full LNC in executive session.  She is making herself available by telephone on Saturday, March 28 at 11:30 am Phoenix time.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">The Audit Committee has given Jackie Oneto assurance that we would take steps to alleviate the matter she will want to speak with you about.  You will get more details during the meeting.  She had mentioned the possibility that they may need to revise their fee structure with us.  We ultimately did get a new agreement for $15,500 for this year’s audit, the amount of which is not out of line with the most recent two years with our previous firm.  The Audit Committee agreed that we should continue with the firm and execute the agreement.  It is our hope that if we can alleviate Jackie Oneto’s concerns during this year’s audit, the Audit Committee will be in a position to renegotiate the fee downward a bit for next year.<u></u><u></u></span></p><span class=""><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d">Aaron Starr<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><a href="tel:%28805%29%20583-3308" value="+18055833308" target="_blank">(805) 583-3308</a> Home<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><a href="tel:%28805%29%20404-8693" value="+18054048693" target="_blank">(805) 404-8693</a> Mobile<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><a href="mailto:starrcpa@gmail.com" target="_blank">starrcpa@gmail.com</a><u></u><u></u></span></p></div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p></span><div><div style="border:none;border-top:solid #b5c4df 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in"><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"">From:</span></b><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif""> Tim Hagan [mailto:<a href="mailto:timhagan-tyr@yahoo.com" target="_blank">timhagan-tyr@yahoo.com</a>] <br><b>Sent:</b> Wednesday, March 18, 2015 9:05 PM<br><b>To:</b> <a href="mailto:lnc-business@hq.lp.org" target="_blank">lnc-business@hq.lp.org</a>; Aaron Starr; M Carling<br><b>Subject:</b> Re: [Lnc-business] Fwd: Libertarian National Committee Audit Committee Engages Gelman, Rosenberg and Freedman<u></u><u></u></span></p></div></div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><div><span class=""><div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">Article 7 of the Bylaws state, "The Treasurer shall receive, expend and account for the funds of the Party under the supervision and direction of the Chair and the National Committee." Article 8 states, "The National Committee shall have control and management of all the affairs, properties and funds of the Party consistent with these Bylaws." Both of these tell me that expenditure authority lies with the LNC. I could not find the Bylaws giving spending authority to the Audit Committee. <br><br>The 2013 audit cost $10,920, and the 2012 audit cost $10,500 plus $2187.13 in extra charges related to issues found during the audit. Previous audit have been $12,000 to $13,500. I'm curious as to why the accountants' quote is for $15,000 plus $500 additional expenses. Have the auditors given an explained the reason for the price increase? Has the auditor found our audits call for more work than a normal audit or than they expected? Since we have a meeting in less than two weeks, I ask that the audit cost and contracting with the auditor be included in the agenda, and could be covered during the Audit Committee Report. In my opinion, the budget should be adjusted if the LNC wants to pay the higher cost.<br><br>Tim Hagan<u></u><u></u></span></p></div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p></span><div><div><div><div class="MsoNormal" style="text-align:center;background:white" align="center"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><hr align="center" size="1" width="100%"></span></div><p class="MsoNormal" style="background:white"><b><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">From:</span></b><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"> Alicia Mattson <<a href="mailto:agmattson@gmail.com" target="_blank">agmattson@gmail.com</a>><br><b>To:</b> <a href="mailto:lnc-business@hq.lp.org" target="_blank">lnc-business@hq.lp.org</a>; Aaron Starr <<a href="mailto:starrcpa@gmail.com" target="_blank">starrcpa@gmail.com</a>>; M Carling <<a href="mailto:mcarling@gmail.com" target="_blank">mcarling@gmail.com</a>> <br><b>Sent:</b> Tuesday, March 17, 2015 4:46 PM<br><b>Subject:</b> Re: [Lnc-business] Fwd: Libertarian National Committee Audit Committee Engages Gelman, Rosenberg and Freedman</span><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u><u></u></span></p></div><div><div class="h5"><div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt;background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">I believe the bylaws give the Audit Committee the power to engage an auditor on their own.<u></u><u></u></span></p></div><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt;background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">Bylaws Article 10.2 states (underline added for emphasis):<u></u><u></u></span></p><div style="margin-left:30.0pt"><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">"Audits shall be performed annually by an independent auditor. The non-officer members of the National Committee shall appoint a standing Audit Committee of three members <u>with power to select the independent auditor</u>. One member shall be a non-officer member of the National Committee and the other two shall not be members of the National Committee. The Audit Committee shall clarify for the National Committee any recommendations made by the auditor.</span><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">"<u></u><u></u></span></p></div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p></div><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt;background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">That provision in the bylaws trumps any LNC policies that otherwise might conflict with it.<u></u><u></u></span></p></div><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt;background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">Even if the LNC could use budgets to effectively constrain the Audit Committee from doing their job (imagine if the LNC were to set an audit budget of $0), I don't see a budgetary problem here under current circumstances.<br><br>We use a lot of line-item details to help us decide what the top-level budget numbers should be, but when all the draft work is over, the LNC only adopts the top-level, broad-category budget numbers, not the line-item detail.<u></u><u></u></span></p></div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">The audit, along with many other line items, are all rolled together into a big budget category called "Administrative Costs", for which we budgeted $</span><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">274,617.  As long as the grand total of expenditures for all the items in that big category are under the $274,617, we're within budget constraints.<br><br><br></span><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u><u></u></span></p></div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">If elsewhere in that category we had planned to spend $100 for electricity and $900 for gas, but the actual bills came in at $500 electricity and $500 gas, we'd still be on budget for the top-level category.  The LNC doesn't have to re-allocate $400 from gas to electricity because the net overage in the Administrative Costs budget is $0.<br><br><br></span><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u><u></u></span></p></div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">As of the end of January, our actual expenses in the Administrative Costs were running $8065.49 below budget.<br><br><br></span><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u><u></u></span></p></div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">The LNC could go ahead and increase the Administrative Costs budget figure if there is concern that over the course of the year this one increase would prevent us from staying under budget for that top-level category.  Or the LNC can leave the top-level budget category as is with the expectation that staff will work to keep other line items under budget to offset a cost increase here.<br><br></span><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u><u></u></span></p><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">As far as the specific price is concerned, even with the new price I believe the arrangement is less expensive than the previous firm we used for our audits.<u></u><u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt;background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">-Alicia<u></u><u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt;background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p></div><div><div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">On Tue, Mar 17, 2015 at 8:08 AM, Nicholas Sarwark <<a href="mailto:chair@lp.org" target="_blank">chair@lp.org</a>> wrote:<br><br><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">Fellow Members of the LNC,<br><br>While I was aware of the selection of the audit firm prior to<br>receiving the forwarded message below, I had not received a written<br>engagement letter for the audit of the 2014 financials until seeing<br>the attachments to this message.<br><br>It had been suggested that an audit could proceed without a written<br>engagement letter, based on the same firm's written proposal for the<br>audit of the 2012 financials, since that had a provision that there<br>would be no more than a 4% maximum annual cost increase for auditing<br>the 2013 and 2014 financials (the proposed cost was $10,500 for 2012,<br>which calculates out to $10,920 for 2013, and $11,356 for 2014).<br><br>In response to that suggestion, I had previously informed the Audit<br>Committee that I needed a written engagement letter prior to<br>authorizing the contract, as the audit would cost over $7,500,<br>requiring approval of the contract by the Chair. (Policy Manual sec.<br>2.04(3)).<br><br>While there is a written engagement letter attached below, it<br>indicates an audit cost of $15,000.  That cost is in excess of the<br>$13,500 that was budgeted by the LNC for an audit, as well as<br>exceeding the 110% of the budgeted line item ($14,850) that could be<br>spent without further approval of the entire LNC.  It also exceeds the<br>annual cost increase ceiling from the written proposal for the audit<br>of the 2012 financials.<br><br>Had I been asked to sign (or for approval to sign) the engagement<br>letter below on behalf of the LNC, I would have declined due to the<br>cost being in excess of the budget.  I was not asked and did not<br>approve the signature on the attached.<br><br>If the LNC wishes to ratify the agreement, purported to have been made<br>on its behalf, at the meeting on March 28 in Phoenix, the audit can<br>proceed under the terms below.  In the interim, no funds will be<br>disbursed and no work will be done related to the audit unless or<br>until I receive an engagement letter for my signature that is within<br>the budget the LNC has approved.<br><br>Yours in liberty,<br>Nick<u></u><u></u></span></p><div><div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><br><br>On Mon, Mar 16, 2015 at 2:47 PM, Alicia Mattson <<a href="mailto:agmattson@gmail.com" target="_blank">agmattson@gmail.com</a>> wrote:<br>> Below is a message with two attachments, forwarded to you upon request of<br>> the Audit Committee.<br>><br>> Alicia Mattson<br>> LNC Secretary<br>><br>><br>><br>> ---------- Forwarded message ----------<br>> From: Aaron Starr <<a href="mailto:starrcpa@gmail.com" target="_blank">starrcpa@gmail.com</a>><br>> Date: Sun, Mar 15, 2015 at 8:23 PM<br>> Subject: Libertarian National Committee Audit Committee Engages Gelman,<br>> Rosenberg and Freedman<br>> To: Alicia Mattson <<a href="mailto:agmattson@gmail.com" target="_blank">agmattson@gmail.com</a>><br>> Cc: <a href="mailto:mcarling@gmail.com" target="_blank">mcarling@gmail.com</a>, Gary Johnson <<a href="mailto:sedition@aol.com" target="_blank">sedition@aol.com</a>><br>><br>><br>> Secretary Mattson,<br>><br>><br>><br>> Please forward this email to the members of the Libertarian National<br>> Committee.<br>><br>><br>><br>> According to Bylaw Article 10.2:<br>><br>><br>><br>> The National Committee shall cause an efficient double-entry system of<br>> accounts to be installed and maintained. Financial statements of the Party<br>> shall be prepared in accordance with Generally Accepted Accounting<br>> Principles (GAAP). Audits shall be performed annually by an independent<br>> auditor. The non-officer members of the National Committee shall appoint a<br>> standing Audit Committee of three members with power to select the<br>> independent auditor. One member shall be a non-officer member of the<br>> National Committee and the other two shall not be members of the National<br>> Committee. The Audit Committee shall clarify for the National Committee any<br>> recommendations made by the auditor.<br>><br>><br>><br>> We members of the Audit Committee have chosen to once again engage Gelman,<br>> Rosenberg and Freedman for the 2014 annual audit and have executed their<br>> standard engagement letter, which you will find attached along with a letter<br>> from Gelman, Rosenberg and Freedman addressed to the Board.<br>><br>><br>><br>> Field work for the audit is scheduled to take place during the week of April<br>> 20, 2015.<br>><br>><br>><br>> Respectfully submitted,<br>><br>><br>><br>><br>><br>> Aaron Starr<br>><br>> <span><a href="tel:%28805%29%20583-3308" value="+18055833308" target="_blank">(805) 583-3308</a></span> Home<br>><br>> <span><a href="tel:%28805%29%20404-8693" value="+18054048693" target="_blank">(805) 404-8693</a></span> Mobile<br>><br>> <a href="mailto:starrcpa@gmail.com" target="_blank">starrcpa@gmail.com</a><br>><br>><br>><br>><br>><u></u><u></u></span></p></div></div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">> _______________________________________________<br>> Lnc-business mailing list<br>> <a href="mailto:Lnc-business@hq.lp.org" target="_blank">Lnc-business@hq.lp.org</a><br>> <a href="http://hq.lp.org/mailman/listinfo/lnc-business_hq.lp.org" target="_blank">http://hq.lp.org/mailman/listinfo/lnc-business_hq.lp.org</a><br>><br><br>_______________________________________________<br>Lnc-business mailing list<br><a href="mailto:Lnc-business@hq.lp.org" target="_blank">Lnc-business@hq.lp.org</a><br><a href="http://hq.lp.org/mailman/listinfo/lnc-business_hq.lp.org" target="_blank">http://hq.lp.org/mailman/listinfo/lnc-business_hq.lp.org</a><u></u><u></u></span></p></div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p></div></div></div></div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><div><p class="MsoNormal" style="background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black">_______________________________________________<br>Lnc-business mailing list<br><a href="mailto:Lnc-business@hq.lp.org" target="_blank">Lnc-business@hq.lp.org</a><br><a href="http://hq.lp.org/mailman/listinfo/lnc-business_hq.lp.org" target="_blank">http://hq.lp.org/mailman/listinfo/lnc-business_hq.lp.org</a><u></u><u></u></span></p></div><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt;background:white"><span style="font-family:"Helvetica","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p></div></div></div></div></div></div></div></div></div><br></div></div>