<html>
  <head>
    <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8">
  </head>
  <body bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    Robert Kraus, please forward this note to the state chairs and state
    database admins. <br>
    <br>
    LNC Regional representatives, you may want to forward this directly
    to your regions as well.<br>
    <p>===================<br>
    </p>
    <p><b>SUMMARY</b></p>
    <p>State Chairs and database admins:<br>
    </p>
    <p>We're planning a minor upgrade to the LNC's Raiser's Edge
      database system over the next couple of months and as part of that
      expect to prune around 200,000 of the lowest quality records from
      our 500,000+ record database.<br>
    </p>
    No action is required from you on this, and at least in the short
    run you should not notice any changes in how we use and share data
    beyond the fact that the spreadsheets we email to you will be
    shorter. <br>
    <br>
    <b>MORE BACKGROUND & DETAIL</b><br>
    <br>
    For over ten years, the national LP has used a membership database
    program called Raiser's Edge, a system provided by the company <a
      href="https://www.blackbaud.com/">Blackbaud </a><a
      class="moz-txt-link-freetext" href="https://www.blackbaud.com/">https://www.blackbaud.com/</a>.
    <br>
    <br>
    For most of those ten years we've used one of the most stripped down
    entry-level versions of the software. The program is installed and
    run on servers at our headquarters office. Among all of staff's
    other various duties, those servers are maintained, backed up,
    troubleshooted, etc., by staff. New versions of the software are
    downloaded and installed by staff. Occasionally, when the servers
    keep crashing or what have you, and staff can't get things working
    with the help of hardware and Blackbaud or Microsoft tech support,
    we bring in other experts and pay them by the hour to troubleshoot
    them for us. The two servers we use today I believe were bought in
    2010, back when I was frustrated over how slow our program ran.
    Those new servers made a huge difference, but are getting old again.<br>
    <br>
    We'll be upgrading to <a
href="https://www.blackbaud.com/fundraising-and-relationship-management/raisers-edge-nxt">Raiser's
      Edge NXT</a>. The program will be hosted (or installed) on servers
    run by Blackbaud. Raiser's Edge will be "on the cloud" on servers
    run and maintained by Blackbaud, instead of on servers in our
    basement that are run and maintained by my overworked and
    under-specialized staff. <br>
    <br>
    We've recently hired a couple of people to help with fundraising. By
    having Raisers Edge hosted on the cloud, we'll have an easier time
    giving access to people outside of the LPHQ office, and those
    offsite users will experience a better user interface than what we
    can do for them today with the program in our basement. <br>
    <br>
    It is possible that we will be able to offer access to state leaders
    to their portions of the membership database, and also possible that
    we'll choose to add additional features in the future, but I don't
    want to promise any of that at this time. I've seen too many
    projects and programs over promise and under-deliver, and I don't
    want to do that right off the bat.<br>
    <br>
    Another key feature we'll gain is we'll be able to embed donation
    forms directly into our websites. Many donations will be processed
    directly by the new software, rather than having to import them from
    our website, or type them in manually. <br>
    <br>
    Some of our renewal processes can be streamlined. To send renewal
    emails, our current process is to download a list from Raisers Edge,
    modify the columns of data, then upload that list into our email
    blast service, iContact, send the renewal email to those contacts,
    and the recipients then donate at LP.org/membership. We then have to
    manually link those donations to the members record in Raisers Edge,
    which is easy for unique names like Nicholas Sarwark, but more
    difficult for the 65 John Smith's in our database, and the people
    like Robert Benedict and Wes Benedict who sometimes use their middle
    names. Additionally, it's particularly hard when one of those Smiths
    moves to a new address and we don't always know if they are new
    person, or an old member renewing at a new address. With Raisers
    Edge NXT, we'll be able to email people from directly within Raisers
    Edge NXT with links to donate that match the donation exactly with
    the existing record.  We'll save time, increase accuracy, and cut
    down on the number of customer service complaints.<br>
    <br>
    Our old (current) version of Rasiers Edge costs us a flat fee per
    year. The new version will be based on how many records we have in
    the database. For that reason, we've taken a close look at our
    records to see what we could purge to keep our costs in check.<br>
    <br>
    Our practice for decades has been to never delete a record. That
    means if someone went to our website in 1996 to request information,
    but never donated and never left a valid email address or phone
    number, that record could still be in our database. If someone added
    a contact as part of a joke in 1997, that contact is probably still
    in there.<br>
    <br>
    We don't plan to purge any records for anyone that has ever given
    money to the national LP (donors 1971-2017).<br>
    We don't plan to purge any records for anyone that has ever "signed
    the pledge" and is therefore at least a non-dues-paying member of
    the party (members 1971-2017), unless they are deceased or have
    requested to be dropped from our membership database.<br>
    We don't plan to purge any records for anyone that has a valid email
    address (emails 199?-2017).<br>
    <br>
    We do plan to purge people that were added on or before 12/31/2007,
    yet have never donated, have never "signed the membership pledge",
    have no valid email address, and have no valid phone number (around
    200,000 contacts).<br>
    <br>
    Purging these low-value contacts would probably be worth doing
    whether were upgrading our database or not, simply to cut out the
    clutter, both for the national LP's benefit, and for the state and
    local affiliates that use our data. Removing these contacts will
    save national and state leaders time and money by not wasting
    resources contacting them. <br>
    <br>
    Our plan is to purge those 200,000 records and save them in a
    spreadsheet. We'll have the option to re-import them later if we
    change our minds. Additionally, we'll break up the 200,000 records
    into batches that we'll forward on to the respective states.<br>
    <br>
    I think it's possible that if a handful of states prefer to retain
    the low-value obsolete data in Raiser's Edge, we can probably
    accommodate that. If you want to retain your old contacts in Raisers
    Edge, please send a note to <a class="moz-txt-link-abbreviated"
      href="mailto:Robert.Kraus@lp.org">Robert.Kraus@lp.org</a> with
    your request.<br>
    <br>
    If it has been a long time since you have sent the records from your
    state's database that aren't already in the national database for
    integration into the national LP database, please send that to <a
      class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:Robert.Kraus@lp.org">Robert.Kraus@lp.org</a>
    as well.<br>
    <br>
    Some people may be interested in whether or not we should be
    sticking with Raiser's Edge, or should we move to SalesForce,
    NationBuilder, CiviCRM, or something else. My thoughts are that most
    major membership databases would be fine with me. At the risk of
    pointing the finger at myself, our staff, and the LNC, I don't think
    the data and information challenges we have faced over the years are
    due to the brand of software we use. I can use most any major brand
    of software. Our challenges are that we haven't done as much as we
    could to maintain our data, share our data, learn how to use our
    systems, train our affiliates where applicable, and add features to
    whatever software packages we use. <br>
    <br>
    Upgrading Raisers Edge is easier than switching to a different
    vendor. I'm afraid that if we simply switched to a different vendor,
    we'd be too busy with the conversion to focus on upgrading our
    actual procedures and practices. Garbage-in, garbage-out, garbage
    moved next door, or whatever. <br>
    <br>
    Upgrading Raiser's Edge today won't preclude us from moving to
    something else in the future. Upgrading successfully and adding some
    features today, might make it more clear in the future that
    something else is better for us.<br>
    <br>
    As we work on this, we may find the need to adjust our plans. We'll
    try to keep you informed along the way.<br>
    <br>
    Thanks,<br>
    <pre class="moz-signature" cols="72">-- 
Wes Benedict, Executive Director
Libertarian National Committee, Inc.
1444 Duke St., Alexandria, VA 22314
(202) 333-0008 ext. 232, <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:wes.benedict@lp.org">wes.benedict@lp.org</a>
facebook.com/libertarians @LPNational
Join the Libertarian Party at: <a class="moz-txt-link-freetext" href="http://lp.org/membership">http://lp.org/membership</a></pre>
  </body>
</html>